Biaya Langsung VS Biaya Tak Langsung (Direct Costs VS Indirect Costs)
Jika dalam sistem penganggaran biaya proyek dikenal tiga kategori komponen biaya maka dikenal pula dua jenis biaya, yaitu
biaya langsung (direct costs) dan
biaya tidak langsung (indirect costs).
Biaya Langsung (direct costs) antara lain adalah gaji/honor tenaga kerja, penyewaan peralatan, software dan pelatihan untuk anggota tim proyek. Dapat dikatakan bahwa setiap biaya yang dikeluarkan secara langsung untuk mengerjakan proyek dapat dikelompokkan sebagai jenis biaya langsung.
Biaya Tak Langsung (indirect costs) adalah pengeluaran dana yang tidak secara spesifik ditujukan untuk proyek seperti misalkan tim proyek Anda kemungkinan harus bekerja sama dengan karyawan lain di perusahaan yang bukan merupakan anggota tim proyek tersebut.
Maka biaya sewa gedung kantor perusahaan tersebut dapat dikategorikan sebagai
biaya tak langsung (indirect costs) karena tidak secara khusus dihubungkan dengan proyek tersebut sejak seluruh karyawan perusahaan bekerja dalam gedung yang disewa tersebut.
Contoh lain dari biaya tak langsung adalah:
- Honor staf administrasi
- Manajer
- Anggota fungsional proyek yang mungkin diperbantukan dalam mendukung tim pelaksana proyek menjalankan kegiatannya namun tidak memiliki penugasan khusus dalam proyek tersebut.
Untuk memastikan biaya tak langsung yang mungkin harus dikalkulasikan dalam penyusunan anggaran maka sebaiknya Anda berkonsultasi dengan bagian akunting atau keuangan.
Hal ini disebabkan masing-masing lembaga memiliki kebijakan yang berbeda-beda mengenai prosedural penetapan biaya tidak langsung dalam sistem akuntansinya.
Maka sebaiknya Anda memastikan terlebih dahulu mengenai hal tersebut sebelum melakukan finalisasi atas anggaran yang disusun.
Kumpulkan Seluruh Dokumen (Gather the Docs)
Langkah pertama yang harus dilaksanakan dalam menyusun anggaran proyek adalah kumpulkan seluruh dokumen perencanaan dalam lembaga Anda sebagai referensi.
Dari dokumen yang dikumpulkan tersebut maka Anda akan mulai dengan melakukan peninjauan secara menyeluruh terhadap sasaran yang ingin dicapai oleh proyek dan didukung oleh sistem pembiayaan yang layak.
Kemudian pelajari daftar tugas/kerja, struktur penurunan dan pembagian kerja
(work breakdown structure/WBS) serta diagram jaringan sistem kerja yang ada di lembaga Anda.
Catatlah setiap tugas atau komponen yang kemungkinan akan terkait dengan hal-hal tersebut dalam daftar Anda.
Selain itu masukkan jadual pelaksanaan kegiatan, daftar kebutuhan sumber daya serta grafik mengenai aturan-aturan maupun alur pertanggungjawaban tugas yang mungkin harus dimasukkan dalam komponen pembelanjaan dalam anggaran yang sedang disusun.
Jangan lupakan untuk memasukkan biaya sewa peralatan, fasilitas pendukung serta pembelanjaan material yang diperlukan dalam daftar tugas maupun elemen struktur penurunan dan pembagian kerja (WBS).
Setelah itu catatlah daftar rencana anggaran biaya Anda seperti misalkan dalam sebuah
electronic spreadsheet file.
Sebaiknya demi mewujudkan pengelolaan yang benar, Anda harus menggunakan jadual pelaksanaan proyek dan mulai membuat prakiraan awal anggaran biaya atas masing-masing tugas yang ada dalam daftar jadual kerja.
Proses Penyusunan Anggaran (Budgeting Process)
Proses penyusunan anggaran adalah melakukan identifikasi atas kebutuhan sumber daya dan jadual pelaksanaan kegiatan proyek.
Proses tersebut antara lain meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Tinjau ulang setiap dokumen perencanaan untuk mendapatkan seluruh informasi atas material maupun sumber daya yang diperlukan
2. Menyusun prakiraan atas biaya-biaya yang timbul
3. Buatlah
harga prakiraan sendiri (owner estimates) atas kebutuhan-kebutuhan tersebut
4. Catatlah hal-hal tersebut dalam anggaran
5. Dan terakhir adalah mendapatkan persetujuan atas anggaran yang telah Anda susun dan ajukan kepada para pemegang kebijakan di organisasi tempat Anda bekerja.
Sedangkan langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk memproses anggaran adalah sebagai berikut:
1. Lakukan peninjauan ulang atas setiap dokumen perencanaan
2. Buatlah prakiraan biaya dan padukan dengan jadual pelaksanaan kegiatan
3. Masukkan dokumen rencana anggaran biaya tersebut kepada pihak berwenang dalam organisasi Anda untuk disetujui.
4. Beritahukan kepada setiap anggota tim kerja terkait serta para pemegang kebijakan saat dokumen rencana anggaran biaya tersebut disetujui.
5. Pastikan kode rekening akuntansi dari rencana anggaran tersebut ke dalam elemen-elemen struktur penurunan dan pembagian kerja
(work breakdown structure/WBS).
6. Simpan data rencana anggaran tersebut dalam catatan proyek/kegiatan.
7. Sebagai seorang Manajer Proyek, Anda memiliki kewajiban untuk memenuhi kebutuhan perangkat yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan baik dan benar dengan dukungan sumber daya yang tersedia.
8. Pada saat harus menyelesaikan kegiatan tersebut maka Anda memerlukan anggaran yang akurat yang akan digunakan sebagai pedoman dalam bekerja.
Komponen-Komponen Anggaran (Budget Items)
Berdasarkan pada jenis pembelanjaan, Anda perlu untuk mengidentifikasi setiap kebutuhan proyek dan mendokumentasikannya dalam prakiraan biaya.
Anda dapat menggunakan teknik yang sama untuk mengidentifikasi komponen anggaran sama seperti halnya mengidentifikasi pendistribusian dan pelaksanaan tugas.
Lakukan wawancara dengan setiap anggota tim proyek yang kemungkinan memiliki pengalaman tugas yang mirip sebelumnya, lakukan pembicaraan dengan para vendor atau buatlah rapat bersama anggota tim kunci maupun para pemegang kebijakan untuk memberikan masukan-masukan atas komponen biaya tersebut.
Untuk menghemat waktu, sebaiknya buatlah daftar komponen rencana anggaran biaya menurut bayangan Anda sendiri sebelum melakukan pertemuan dengan pihak-pihak tersebut di atas.
Strategi ini sangat baik untuk digunakan pada kegiatan-kegiatan proyek dengan skala kecil.
Anda dapat memperoleh gambaran untuk mengidentifikasi komponen-komponen biaya apa saja yang harus dimasukkan di dalam rencana anggaran biaya yang sedang disusun dengan mempelajari seluruh dokumen perencanaan.
Kemudian biarkan pihak lainnya yang terkait untuk menelaah apa yang telah Anda selesaikan dan berikan prakiraan Anda untuk hal-hal telah identifikasi atau memasukkan komponen anggaran biaya berdasarkan keinginan mereka.
Tips:
Tanyakan kepada seluruh pemegang kebijakan atau anggota tim yang memiliki pengalaman kerja pada proyek-proyek yang sesuai sehingga saat membantu dalam memastikan bahwa Anda tidak melewatkan hal penting apapun sehingga membuat proses tersebut berjalan lebih cepat.
Berikut ini adalah daftar beberapa komponen anggaran biaya yang dapat membantu Anda mengindentifikasi keberadaannya dalam dokumen rencana anggaran biaya yang Anda susun.
Anda dapat menggunakan daftar berikut sebagai
daftar periksa (check list) untuk mengelola kegiatan-kegiatan di masa depan, memasukkan komponen yang biasa digunakan dalam alokasi anggaran yang dibutuhkan.
Daftar tersebut berisikan informasi-informasi sebagai berikut:
1. Honor tim kerja kegiatan
2. Pembelanjaan material dan peralatan
3. Biaya sewa atau kredit untuk fasilitas yang diperlukan
4. Biaya pemasaran, dimana dalam hal ini termasuk juga focus group dan riset pasar.
5. Biaya legalitas
6. Biaya perjalanan dinas
7. Biaya iklan/promosi
8. Biaya riset dan pengembangan
9. Biaya studi kelayakan
10. Layanan konsultansi dari para partisipan proyek atau
subject matter expertise (SME)
11. Biaya sewa bulanan telekomunikasi (fax, telepon, internet)
12. Alat tulis kantor dan bahan habis pakai
13. Biaya website hosting
14. Software
15. Hardware
16. Training
1. Teknik Menyusun Prakiraan (Estimating Techniques)
Berikut ini adalah beberapa metode yang dapat digunakan untuk menyusun prakiraan anggaran biaya yang terdiri atas:
1.
Teknik Prakiraan Atas ke Bawah (Top-Down Estimating)
Teknik Top-Down Estimating ini sebelumnya dikenal sebagai
prakiraan menggunakan analogi (analogous estimating).
Sebenarnya teknik
Top-Down Estimating ini berangkat dari kondisi bagaimana menggunakan biaya yang sudah dipatok untuk mengerjakan seluruh aktivitas/proyek yang sudah ditentukan.
Dalam menggunakan teknik ini diperlukan seorang
penaksir (estimator) yang memiliki banyak pengalaman dengan proyek yang setidaknya minimal memiliki ruang lingkup dan ukuran yang sama sebelumnya.
Secara prinsip, teknik ini dapat berhasil untuk proyek-proyek kecil atau individual. Untuk mencapai hasil terbaik, sebaiknya teknik ini dikombinasikan dengan teknik yang akan dibahas selanjutnya yaitu
Bottom-Up Estimating.
2.
Teknik Prakiraan Dari Bawah ke Atas (Bottom-Up Estimating)
Secara prinsip teknik
Bottom-Up Estimating merupakan kebalikan dari teknik
Top-Down Estimating.
Teknik
Bottom-Up Estimating memerlukan prakiraan anggaran untuk setiap pekerjaan atau penugasan secara individual yang kemudian dilakukan kalkulasi total yang menghasilkan nilai prakiraan rencana anggaran biaya keseluruhan.
Untuk memahami hal tersebut dapat diberikan contoh gambaran sebagai berikut:
Setiap tugas yang telah disusun dalam rincian paket pekerjaan telah diperkirakan beban dan ruang lingkupnya.
Kemudian prakiraan ini dimasukkan ke dalam prakiraan di tingkat yang lebih tinggi hingga dapat diketahui beban seluruh prakiraan proyek.
Kombinasi antara
Bottom-Up Estimates dan
Top-Down Estimates secara khusus sangat berguna digunakan dalam proyek-proyek besar.
Kombinasi tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan teknik
Top-Down Estimates untuk mengukur keseluruhan beban pekerjaan yang kemudian dipecah-pecah menjadi
paket-paket aktivitas tugas/pekerjaan dengan menggunakan teknik Bottom-Up Estimates.
3.
Menggunakan Software Bantu Komputer (Computerized Tools)
Anda dapat menggunakan beberapa aplikasi perangkat lunak komputer khusus yang digunakan untuk membantu dalam manajemen proyek.
Aplikasi perangkat lunak komputer khusus manajamen proyek tersebut dapat membantu Anda dalam memperkirakan besaran biaya pada daftar tugas yang terdapat dalam jadual proyek.
Aplikasi perangkat lunak komputer khusus manajemen proyek tersebut dapat secara otomatis melakukan perhitungan total biaya proyek untuk Anda.
Namun sebaiknya Anda tetap menggunakan aplikasi program
spreadsheet seperti MS-Excel untuk menyempurnakan hasil perhitungan menggunakan software manajemen proyek tersebut.
Hal ini dilakukan dengan menyusun daftar seluruh komponen anggaran biaya dalam satu kolom dengan biaya-biaya yang terkait di bagian yang lain.
4.
Tanya Ahlinya (Ask the Experts)
Hal penting yang sering dilupakan oleh banyak manager IT dalam menyusun anggaran biaya divisinya adalah tidak berdiskusi dengan pihak-pihak yang berkompeten dengan kebutuhan penyusunan anggarannya.
Melakukan wawancara bekerja sangat baik dalam menyusun prakiraan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan.
Lakukan wawancara dengan para
stakeholder, subject matter experts (SME), vendor dan anggota tim proyek yang sudah memiliki pengalaman sebelumnya dalam pekerjaan yang sedang Anda taksir.
Seringkali para manajer fungsional yang kebetulan pernah menggunakan layanan pihak ketiga yang terkait dengan pekerjaan yang sejenis, memiliki prakiraan yang tepat, proporsional dan siap untuk digunakan.
Teknik lainnya yang sangat bermanfaat adalah melakukan pemanfaatan ulang atas dokumen-dokumen yang secara historis terkait dengan proyek yang ingin Anda laksanakan.
Dokumentasi-dokumentasi dari kegiatan-kegiatan sebelumnya dapat memberikan referensi mengenai besaran biaya dan kompleksitas pekerjaan untuk komponen-komponen kegiatan sejenis dalam proyek yang sedang Anda rencanakan.
Teknik ini sangat hebat dalam memberikan perbandingan yang cukup obyektif sebagai acuan dalam melakukan perkiraan kegiatan dan biaya.
5.
Tanyalah Para Vendor (Ask the Vendors)
Bagaimanapun juga, informasi biaya yang terkait dengan harga suatu produk barang dan jasa selalu dihubungkan secara obyektif dengan daftar harga yang dikeluarkan oleh para produsen/vendor.
Langkah awal yang dapat dilakukan adalah menghubungi bagian pengadaan di lembaga Anda. Mereka kemungkinan besar memiliki daftar para produsen/vendor yang menerbitkan panduan harga mengenai suatu produk.
Panduan harga tersebut dapat dijadikan referensi dan dapat digunakan sebagai dasar prakiraan awal untuk aktivitas proyek Anda.
Pada saat Anda memerlukan masukan mengenai informasi biaya yang terdapat dalam proyek yang sedang direncanakan dari para vendor, pastikan untuk selalu mencari informasi tidak hanya dari satu vendor.
Carilah informasi ke beberapa vendor dengan latar belakang sama sehingga Anda dapat melakukan verifikasi silang atas informasi yang diberikan oleh mereka.
Berhati-hatilah karena beberapa vendor kemungkinan besar memberikan prakiraan biaya yang lebih rendah dari biasanya karena berharap akan menjalin hubungan kerjasama dengan Anda di kemudian hari.
Selain itu mereka mungkin akan menggunakan proyek yang sedang Anda susun sebagai
pilot-project untuk dipergunakan di entitas bisnis yang sejenis dengan lembaga Anda.
Sebaiknya hal-hal tersebut selalu Anda ingat saat sedang membandingkan beberapa prakiraan biaya yang disampaikan oleh beberapa vendor.
Selain itu pastikan bahwa setiap vendor yang Anda hubungi memiliki pemahaman yang sama mengenai kebutuhan
(requirements), kesimpulan
(assumptions) serta waktu pengiriman produk.
Jika prakiraan yang Anda terima lebih tinggi dari batas anggaran biaya yang telah ditetapkan oleh lembaga, mintalah diskon kepada para vendor tersebut.
Langkah terakhir yang dapat Anda lakukan adalah selalu meminta para vendor menyampaikan informasi prakiraan biayanya secara resmi dan tertulis.
Hal tersebut sangat membantu Anda dalam melakukan penyusunan prakiraan saat menyusun rencana proyek maupun saat dilakukannya evaluasi.
2. Memperkirakan Biaya dan Penyempurnakan Anggaran (Estimating Costs and Finalizing the Budget)
Pertanyaan yang hampir seringkali disampaikan oleh jajaran manager eksekutif adalah, “
Seberapa besar kegiatan ini menelan biaya?”
Nah, sekaranglah kita akan berdiskusi mengenai apa yang dapat memoles anggaran dan strategi untuk menyusun anggaran yang sesuai serta efektif.
Hal-Hal yang Harus Ditanyakan (Questions to Ask)
Saat Anda telah melengkapi seluruh komponen biaya dari Draft Awal Rencana Anggaran berikut angka-angkanya maka Anda pasti menginginkan dokumen tersebut lebih dimatangkan dengan menanyakan beberapa pertanyaan.
Anda tentunya ingin memastikan bahwa seluruh item anggaran telah diidentifikasikan dan seluruh prakiraan telah direkam secara akurat dalam dokumen tersebut.
Terkait dengan hal tersebut maka berikut ini adalah daftar pertanyaan yang dapat membantu Anda menyelesaikan tugas tersebut:
1. Apakah prakiraan anggaran biaya untuk gaji dan biaya jasa pihak ketiga (kontraktor) realistis?
2. Bagaimana Anda akan membandingkannya dengan proyek-proyek yang memiliki kesamaan ruang lingkup dan ukuran yang telah dilaksanakan sebelumnya?
3. Apakah prakiraan seluruh material dan pasokan telah diperiksa keabsahannya oleh bagian pengadaan atau bagian lain yang terkait? Sebagai tips, sebaiknya libatkan pihak lain untuk melakukan pemeriksaan ulang terhadap prakiraan tersebut. Hal ini sangat menguntungkan karena dapat memberikan pandangan yang lebih obyektif terhadap prakiraan yang telah kita buat, apakah sudah lengkap maupun angkanya terlalu tinggi/rendah.
4. Periksa ulang apakah permintaan atas komponen biaya yang terdapat dalam rencana anggaran memang mutlak diperlukan dalam mensukseskan penyelesaian atas proyek/kegiatan Anda.
Periksalah biaya-biaya yang mungkin terkait dengan pembelian/pengadaan suatu item barang/jasa. Misalkan Anda mengadakan aplikasi software yang mungkin dikenakan biaya tambahan untuk
upgrade di kemudian hari. Mungkin saja hal tersebut tidak diperhitungkan sewaktu kegiatan/proyek dilaksanakan namun ternyata dikenakan oleh vendor setelah barang dikirim. Oleh karena itu selalu pastikan hal-hal yang terkait dengan
SLA (services level agreement) dengan vendor saat melakukan pemesanan.
