Anggaran TI (Information Technology Budgeting) 1

Masalah anggaran biaya penerapan teknologi informasi (information technology implementation budgeting) atau biasa disingkat menjadi Anggaran TI (IT Budgeting) seringkali disusun paling akhir dalam persiapan Manajemen Proyek.
Dimana sering dijumpai bahwa hampir di kebanyakan milestone dalam proses perencanaan proyek, anggaran (budget) adalah dokumen perencanaan yang terakhir dibuat.
Sekalipun Anda bekerja dalam proyek dimana biaya dapat dikatakan tidak terbatas, penyusunan anggaran adalah hal penting yang harus dipelajari dan diterapkan.
Dalam bagian selanjutnya dari topik ini akan dibahas mengenai komponen-komponen biaya yang ada dalam anggaran, menelusuri anggaran dan menetapkan garis dasar biaya yang dikeluarkan.
Para pemegang kebijakan dalam organisasi Anda tentunya ingin mengetahui tentang biaya proyek sekalipun Anda selalu berada dalam jalur yang terkendali berdasarkan prakiraan-prakiraan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Informasi dan pengetahuan ini menjadi sangat penting bagi para pemegang kebijakan sebagai acuan terhadap seluruh anggaran proyek di masa depan sehingga Anda memiliki kewajiban untuk melaksanakan tugas sebaik-baiknya dengan memperkirakan, menelusuri dan melaporkan anggaran proyek implementasi teknologi informasi yang Anda kelola.
Maka dalam topik ini kita bersama-sama akan mendiskusikan apa yang telah dilakukan sejauh ini dan mendokumentasikan hal tersebut sebagai rencana proyek resmi.
Dalam topik ini kita akan membahas mengenai hal-hal berikut:
1. Komponen Penganggaran
2. Teknik Menyusun Prakiraan (Estimating Techniques)
3. Menyusun Prakiraan Biaya (Estimating Costs)
4. Beberapa Tips Ringkas Penyusunan Anggaran
1. Komponen Penganggaran
Anggaran Proyek akan digunakan sebagai pengingat/kontrol proyek dalam menelusuri pembelanjaan dan pengukuran atas biaya yang nyata dikeluarkan dalam aktivitas proyek yang akan disilangkan dengan prakiraan biaya yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Anggaran Final akan memberikan gambaran yang didasarkan pada prakiraan yang diajukan oleh tim proyek, pemegang kebijakan, vendor perangkat dan pihak lainnya yang terkait yang dapat ditinjau ulang dengan hati-hati dalam dokumen-dokumen perencanaan proyek.
Sebelum kita membahas mengenai penyusunan anggaran teknologi informasi, sebaiknya pemahaman mengenai anggaran itu sendiri dapat kita satukan dalam satu definisi.
Dalam posting ini, anggaran didefinisikan sebagai berikut:
Daftar seluruh komponen alokasi pembiayaan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dari sebuah proyek
Secara umum, berdasarkan struktur organisasi dan tata kerja yang lazim terdapat di banyak lembaga, Manajer Proyek dan/atau Manajer Keuangan adalah pihak yang bertanggung jawab dalam penyusunan anggaran.
Komponen-Komponen Pembiayaan Proyek (Project Costs)
Beberapa komponen yang dibahas dalam materi ini diterapkan di banyak proyek dengan berbagai jenis kegiatan.
Sebagai contoh adalah gaji/honor, suplai kantor dan pemakaian telepon adalah komponen-komponen biaya yang hampir selalu terdapat dalam pembiayaan proyek.
Secara garis besar, komponen-komponen pembiayaan proyek diklasifikasikan dalam tiga kelompok utama yaitu:
1. Biaya Sumber Daya Manusia (Human Resources Costs)
Biaya Sumber Daya Manusia (Human Resources Costs) biasanya dikaitkan dengan pengeluaran yang harus dibelanjakan untuk seluruh anggota tim proyek.
Pembelanjaan tersebut meliputi honor/gaji dan tunjangan tambahan seperti lembur, asuransi tenaga kerja, asuransi kesehatan, dsb.
Honor atau contracting fees untuk setiap sumber daya manusia yang terlibat dapat menjadi pengeluaran terbesar jika Anda merekrut mereka sebagai pegawai yang bekerja secara intensif dalam proyek.
Sebagai contoh dalam proyek implementasi teknologi informasi secara umum memerlukan dukungan sumber daya manusia dengan keterampilan/keahlian yang spesifik.
Keterampilan/keahlian yang spesifik ini tentunya memiliki harga yang seringkali bernilai tinggi yang menyebabkan anggaran teknologi informasi yang Anda kelola mayoritas dialokasikan dalam pos tersebut.
Sekalipun proyek tersebut dimiliki oleh suatu lembaga nirlaba yang menggunakan personil-personil yang secara sukarela bergabung untuk mengerjakannya sehingga dapat menekan anggaran secara signifikan, Anda tetap berpeluang untuk mengeluarkan biaya cukup besar untuk tenaga ahli pendukung, kontraktor, manajer proyek, dsb.
Peringatan:
Pengeluaran untuk kontraktor atau pegawai adalah komponen biaya yang paling besar menghabiskan dana.
2. Biaya Administratif (Administrative Costs)
Biaya Administratif (administrative costs) adalah komponen biaya yang dikelompokkan sebagai biaya rutin harian yang dikeluarkan untuk mendukung pelaksanaan proyek.
Namun komponen biaya administratif tidak secara khusus ditujukan pada pekerjaan-pekerjaan tertentu saja yang ada dalam kegiatan proyek.
Komponen biaya administratif ini antara lain adalah:
1. Biaya telekomunikasi
2. Penggandaan dokumen
3. Penyediaan alat tulis kantor
4. Penyusunan dokumentasi proyek
5. Dsb.
Gambaran lainnya yang dapat menjelaskan mengenai biaya administratif ini adalah kebutuhan ruangan kerja maupun rapat yang diperlukan oleh anggota tim kerja proyek.
Tentu saja hal tersebut berdampak pada kebutuhan ruangan kerja maupun rapat yang harus disediakan melalui sistem sewa, sewa-pakai, cicilan, dsb.
Sekalipun ruangan gedung yang digunakan untuk pelaksanaan proyek dibeli atau disewa-pakai khusus dalam mendukung kegiatan tersebut, komponen pembelanjaan tersebut sebaiknya dikelompokkan sebagai biaya administratif proyek.
3. Biaya Proyek atau Sumber Daya (Resources or Project Costs)
Biaya Proyek atau Sumber Daya (Resources or Project Costs) dikelompokkan sebagai material yang diperlukan untuk tugas-tugas spesifik dalam kegiatan proyek, penyewaan-pakai peralatan, sewa jalur telekomunikasi jarak jauh, biaya perjalanan, dsb.
Biaya-biaya tersebut secara spesifik ditujukan untuk proyek yang sudah ditentukan. Hal tersebut dapat dicontohkan seperti pada saat akan membangun jalur sistem jaringan komunikasi data elektronik.
Pada saat membangun infrastruktur perangkat keras sistem jaringan komunikasi data elektronik tersebut, misalkan diperlukan menyewa alat-alat berat yang digunakan dalam proses konstruksi perangkat.
Maka dari gambaran tersebut terlihat bahwa biaya sumber daya biasanya muncul saat proyek fisik yang terkait dengan pembangunan infrastruktur tertentu.
Oleh sebab itu maka dalam menentukan prakiraan besaran biaya yang harus dikeluarkan pada saat eksekusi proyek memerlukan riset yang menyeluruh dan berdasarkan data termutakhir.
Melakukan pengujian terhadap seluruh kategori dari biaya proyek/sumber daya akan membantu Anda mengidentifikasi komponen anggaran proyek tersebut.